Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026 · gilt für Smart AI Renamer ab Version 3.0 (Hinweise zu früheren Versionen in Abschnitt 9)

1. Verantwortlicher

Tobias Kroha
Am Seegraben 22, 01139 Dresden
info@smart-rename.com

2. Überblick

Smart AI Renamer ist eine macOS-App, die mithilfe von künstlicher Intelligenz Dateinamen für PDFs und Bilder generiert. Ab Version 3.0 betreiben wir keinen eigenen Server mehr: Die App sendet keine Daten an uns. Du wählst selbst, welche KI deine Dokumente analysiert – lokal auf deinem Mac oder bei einem Anbieter deiner Wahl mit deinem eigenen API-Schlüssel.

3. Wo deine Dokumente verarbeitet werden

3.1 Lokale Modelle (Gemma 4, Apple Intelligence)

Mit Gemma 4 oder Apple Intelligence findet die gesamte Analyse auf deinem Mac statt. Dokumentinhalte, Bilder und Metadaten verlassen dein Gerät nicht.

3.2 Cloud-Anbieter mit eigenem API-Schlüssel (OpenAI, Anthropic, eigener Server)

Wenn du OpenAI, Anthropic oder einen eigenen OpenAI-kompatiblen Server auswählst, sendet die App die Daten direkt von deinem Mac an diesen Anbieter – nicht über unsere Server:

• Bei PDFs: die ersten Seiten als PDF bzw. Seitenbilder sowie der extrahierte Text
• Bei Bildern: das Bild selbst (komprimiert)
• Datei-Metadaten: originaler Dateiname, Ordnerpfad, Erstellungsdatum, Seitenanzahl (bei PDFs), EXIF-Daten (bei Bildern, einschließlich Kameramodell und GPS-Standort, sofern in der Datei vorhanden)
• Namen anderer Dateien im selben Ordner, damit die Benennung einheitlich bleibt

Die Verarbeitung erfolgt unter deinem eigenen Konto bei diesem Anbieter. Es gelten dessen Datenschutzbestimmungen, z. B. OpenAI oder Anthropic. Wir haben keinen Zugriff auf diese Daten.

4. Weitere Daten

4.1 API-Schlüssel

Deine API-Schlüssel werden ausschließlich lokal im macOS-Schlüsselbund gespeichert und nur an den jeweiligen Anbieter übertragen.

4.2 Testversion und Kauf

Die Anzahl deiner kostenlosen Umbenennungen wird lokal im macOS-Schlüsselbund gezählt. Der Kauf der Vollversion wird über Apple abgewickelt (siehe Abschnitt 5).

4.3 Systemsprache

Die Sprache deines Macs wird im Auftrag an die gewählte KI verwendet, damit Dateinamen und Hinweise in der passenden Sprache erstellt werden.

5. Drittanbieter

• Apple (App Store / StoreKit): Apple wickelt den Kauf der Vollversion ab. Wir haben keinen Zugriff auf deine Zahlungsinformationen.
• Hugging Face: Die Gemma-4-Modelldateien werden einmalig von huggingface.co heruntergeladen. Dabei erhält Hugging Face technisch bedingt deine IP-Adresse. Es werden keine Dokumente übertragen.
• OpenAI, Anthropic oder ein eigener Server: nur wenn du sie auswählst (siehe Abschnitt 3.2).

6. Datenspeicherung

Datenart	Speicherort	Speicherdauer
Dokumentinhalte	Nicht gespeichert	Nur während der Verarbeitung
App-Einstellungen	Lokal auf deinem Mac	Bis zur Deinstallation
API-Schlüssel	Lokal im macOS-Schlüsselbund	Bis du sie löschst
Zähler der Testversion	Lokal im macOS-Schlüsselbund	Dauerhaft
Gemma-4-Modelldateien	Lokal auf deinem Mac	Bis du sie in den Einstellungen löschst

7. Nicht erfasste Daten

Wir erfassen keine Daten. Insbesondere keine:

• Dokumentinhalte, Dateinamen oder Metadaten
• Gerätekennungen oder Nutzungsstatistiken
• Namen, E-Mail-Adressen oder andere Kontaktdaten
• Werbe-Identifikatoren oder Tracking-Daten

8. Tracking, Analyse und Sicherheit

• Die App enthält keine Tracking- oder Analyse-SDKs von Drittanbietern. Es findet kein Werbe-Tracking statt.
• Alle Datenübertragungen an Cloud-Anbieter erfolgen verschlüsselt über HTTPS/TLS (bei einem eigenen Server abhängig von dessen Konfiguration).
• Die App läuft in der macOS-Sandbox und hat nur auf die von dir freigegebenen Dateien und Ordner Zugriff.

9. Frühere Versionen (bis 2.7)

Versionen bis 2.7 nutzten einen von uns betriebenen Server: Dokumentinhalte (Text, Seitenbilder, Metadaten) wurden zur Analyse an unseren Server gesendet und von dort an die OpenAI API weitergeleitet, ohne dauerhaft gespeichert zu werden. Zur Verwaltung des monatlichen Kontingents wurden eine anonyme Gerätekennung, die Anzahl der Umbenennungen pro Monat und der Abo-Status auf unserem Server gespeichert. Mit Version 3.0 entfällt diese Verarbeitung; der Server wird abgeschaltet und die dort gespeicherten Kennungen werden gelöscht.

10. Deine Rechte

Da wir ab Version 3.0 keine personenbezogenen Daten erheben, liegen bei uns keine Daten zu dir vor. Du kannst alle lokalen Daten entfernen, indem du die App deinstallierst. Für Daten bei OpenAI, Anthropic oder deinem eigenen Server wende dich an den jeweiligen Anbieter. Zu Daten aus früheren Versionen (Abschnitt 9) kannst du uns jederzeit kontaktieren.

Für Nutzer in der EU gelten zusätzlich die Rechte gemäß DSGVO (Art. 15–21), einschließlich des Rechts auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.

11. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version ist stets über die App oder unsere Website abrufbar.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wende dich an:
info@smart-rename.com